Concept — ter goedkeuring door de organisatie
Wie verantwoordelijk is
Rugbyclub 9 vzw is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die voor deze actie worden verwerkt. Gebruik voor privacyvragen het contactformulier op /rugbyRC9/contact.
KBO-/ondernemingsnummer: 0479.469.317. Maatschappelijke zetel: Sint-Annastraat 15, 3550 Heusden-Zolder, België.
Welke gegevens wij gebruiken
Bij een bestelling verwerken we de naam voor afhaling, het e-mailadres, telefoonnummer, gekozen gerechten en aantallen, totaalbedrag, bestelnummer, betaalstatus en afhaalstatus. Het telefoonnummer kan worden gebruikt wanneer een bestelling nog niet is afgehaald.
Een klant kan vrijwillig een speler en ploeg kiezen om steun aan toe te kennen. Die keuze wordt samen met de bestelling verwerkt voor de verkoopwedstrijd. De feitelijke betaalpagina en betaalgegevens worden door Mollie afgehandeld; de actie verwerkt de bestellings- en geverifieerde betaalstatus die nodig zijn voor de bestelling en afhaling.
Wie het contactformulier gebruikt, geeft naam, e-mailadres, onderwerp en bericht door zodat de organisatie kan antwoorden.
Waarom wij die gegevens gebruiken
We gebruiken bestelgegevens om de bestelling te registreren, de betaling bij Mollie te controleren, een bestelbewijs en afhaling mogelijk te maken, en de organisatie haar beperkte privébeheer te laten voeren.
Na een door Mollie geverifieerde betaalde bestelling wordt automatisch een bevestigingsmail via Resend verzonden. We gebruiken contactgegevens ook om vragen, klachten of verzoeken over een bestelling te behandelen.
Voor de verkoopwedstrijd gebruiken we de vrijwillig gekozen speler en ploeg om de verkoop aan een ploeg of speler toe te kennen. Openbaar maken we daarbij alleen wedstrijdgegevens: de volledige ingevulde spelersnaam, ploeg en plaats in het klassement; wanneer de gekozen weergave dat toont, kan ook het totaal aantal verkochte gerechten zichtbaar zijn. Klant-, bestel-, betaal-, e-mail- en telefoongegevens worden niet in het openbare klassement getoond.
Toegang en dienstverleners
Bevoegde personen van RC9 krijgen alleen toegang tot bestellingen en contactberichten wanneer dat nodig is voor bestelling, betaling, afhaling, klantencontact of de beperkte actieadministratie. Het beheer is niet openbaar en gebruikt een private beheerlogin met een functionele browsercookie.
De site wordt gehost via Manus. Mollie verwerkt de betaling en Resend verzorgt de verzending van bevestigings- en contactmails. Bij het laden van pagina’s worden ook externe lettertypes en afbeeldingen technisch opgevraagd. Zulke technische oproepen kunnen technische verbindingsgegevens of loggegevens bij de betrokken technische dienst opleveren; deze actie gebruikt ze niet voor bezoekersprofilering en belooft niet dat een dienstverlener nooit technische logs verwerkt.
De site telt in beperkte vorm paginaweergaven, bezoekstarts en QR-openingen voor toegelaten actieroutes. Daarbij worden geen zoektermen, URL-fragmenten, klantgegevens of browserprofielen voor deze teller doorgestuurd of gebruikt om bezoekers te herkennen.
Functionele opslag in je browser
De website gebruikt functionele browseropslag voor de winkelmand en de vrijwillig gekozen speler of ploeg. Een privé bestelbewijs kan in de browser worden bewaard zodat dezelfde browser de persoonlijke bestelpagina opnieuw kan openen.
De private beheerlogin gebruikt een functionele, beveiligde cookie. Als browseropslag wordt geblokkeerd, kunnen onderdelen zoals het bewaren van een privé bestelbewijs anders werken.
Jouw vragen en rechten
Je kunt via het contactformulier op /rugbyRC9/contact vragen om inzage, verbetering, verwijdering, beperking of bezwaar, of om informatie over je gegevens. De organisatie beoordeelt elk verzoek in het licht van de toepasselijke regels en de gegevens die voor de actie nodig zijn.
Als een verzoek betrekking heeft op een bestelling, vermeld dan voldoende informatie om de bestelling veilig terug te vinden, maar stuur geen betaalgegevens mee. Je kunt ook een klacht indienen bij de bevoegde toezichthouder als je dat nodig vindt.
Rechtsgronden — Nog te bevestigen
Nog te bevestigen: de organisatie moet vóór publicatie voor elk doel de passende rechtsgrond vastleggen, waaronder de uitvoering van bestellingen en klantencontact, beveiliging en administratie, en de vrijwillige wedstrijdvermelding. Ook de afspraken over namen van jeugdspelers en bezwaar tegen openbare vermelding moeten daarbij worden bevestigd.
Bewaartermijnen — Nog te bevestigen
Nog te bevestigen: de organisatie moet vóór publicatie per categorie vastleggen hoe lang bestelgegevens, contactberichten, bevestigingsgegevens, betaal- en afhaalstatussen, wedstrijdgegevens en technische tellers worden bewaard, en wanneer zij worden verwijderd of geanonimiseerd.
Tot die beslissing is bevestigd, wordt in dit concept geen bewaartermijn of automatische verwijdering beloofd.
Doorgiften en afspraken — Nog te bevestigen
Nog te bevestigen: de organisatie moet vóór publicatie de rollen, verwerkersafspraken, mogelijke doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte en eventuele aanvullende waarborgen van Manus, Mollie, Resend en leveranciers van externe lettertypes of afbeeldingen verifiëren. Deze concepttekst vult zulke afspraken niet in.
Deze privacytekst is nog niet gepubliceerd en wordt vóór gebruik door de organisatie nagekeken en goedgekeurd.